CHỦ SỞ HỮU SỬ DỤNG TÀI SẢN CÔNG TY CHO MỤC ĐÍCH CÁ NHÂN PHẢI ĐỐI DIỆN NHỮNG RỦI RO PHÁP LÝ NÀO?
Trong thực tế hoạt động của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, không ít chủ sở hữu có xu hướng đồng nhất tài sản của công ty với tài sản cá nhân, chẳng hạn sử dụng tài khoản công ty để thanh toán chi phí sinh hoạt gia đình, rút tiền công ty nhưng không xác lập giao dịch hoặc chứng từ theo quy định. Cách sử dụng này có thể xuất phát từ tâm lý cho rằng “công ty chỉ có một chủ” nên chủ sở hữu có toàn quyền quyết định đối với mọi tài sản của công ty. Tuy nhiên, về mặt pháp lý, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên vẫn là một pháp nhân độc lập, có tài sản độc lập với chủ sở hữu. Vì vậy, việc chủ sở hữu sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân không đương nhiên là hành vi được pháp luật cho phép và có thể phát sinh rủi ro về nghĩa vụ tài sản, hợp đồng, kế toán, thuế, thậm chí trách nhiệm đối với các khoản nợ của công ty.
1. Vì sao chủ sở hữu công ty không được tùy ý sử dụng tài sản của công ty?
Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 74 Luật Doanh nghiệp, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu; chủ sở hữu chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty. Đồng thời, công ty có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Việc công ty có tư cách pháp nhân đồng nghĩa với việc công ty là một chủ thể pháp lý độc lập với chủ sở hữu. Tiền, tài sản thuộc quyền sở hữu của công ty không đương nhiên trở thành tài sản cá nhân của người sở hữu vốn.
Do đó, cần phân biệt rõ hai vấn đề: quyền sở hữu vốn của chủ sở hữu đối với công ty và quyền sở hữu tài sản của công ty. Chủ sở hữu có thể sở hữu 100% vốn điều lệ nhưng không vì vậy mà trở thành chủ sở hữu trực tiếp đối với từng tài sản thuộc công ty.
2. Chủ sở hữu công ty có nghĩa vụ tách biệt tài sản như thế nào?
Theo khoản 3 Điều 77 Luật Doanh nghiệp, chủ sở hữu công ty phải xác định và tách biệt tài sản của chủ sở hữu với tài sản của công ty. Trường hợp chủ sở hữu là cá nhân, người này còn phải tách biệt chi tiêu của cá nhân và gia đình mình với chi tiêu của Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
Quy định này có ý nghĩa đặc biệt đối với chủ sở hữu là cá nhân bởi trên thực tế, một người có thể đồng thời là chủ sở hữu, Chủ tịch công ty và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Việc một cá nhân đồng thời giữ nhiều vai trò không làm cho tài sản của các chủ thể này được hợp nhất.
Ví dụ, ông A sở hữu 100% vốn điều lệ của Công ty TNHH X và đồng thời là Giám đốc công ty. Công ty có 1 tỷ đồng trong tài khoản ngân hàng. Ông A không thể chỉ căn cứ vào việc mình sở hữu toàn bộ vốn điều lệ để coi 1 tỷ đồng này là tiền cá nhân và sử dụng cho các nhu cầu gia đình.
Nếu công ty chi tiền cho hoạt động kinh doanh của công ty thì đó là chi tiêu của công ty. Nếu ông A sử dụng tiền cho nhu cầu cá nhân thì phải xác định bản chất pháp lý của việc chuyển tiền, chẳng hạn giao dịch vay, giao dịch hợp pháp khác hoặc trường hợp được nhận lợi nhuận theo quy định. Không nên để khoản tiền chuyển sang cá nhân tồn tại mà không xác định được căn cứ pháp lý.
3. Sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân có thể dẫn đến rủi ro gì?
Thứ nhất, nếu chủ sở hữu sử dụng tiền công ty cho mục đích cá nhân nhưng doanh nghiệp lại lập chứng từ hoặc ghi sổ theo hướng biến khoản chi này thành chi phí của doanh nghiệp, có thể phát sinh vi phạm pháp luật về kế toán nếu chứng từ, sổ kế toán không phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế, tài chính thực tế.
Theo đó, khoản chi phục vụ nhu cầu cá nhân của chủ sở hữu không đương nhiên đáp ứng điều kiện để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Nếu doanh nghiệp vẫn đưa khoản chi này vào chi phí được trừ, dẫn đến giảm số thuế phải nộp, cơ quan thuế có thể điều chỉnh lại nghĩa vụ thuế.
Trường hợp hành vi khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, doanh nghiệp có thể phải nộp đủ số thuế thiếu, tiền chậm nộp và bị xử phạt theo quy định về xử lý vi phạm thuế.
Ngoài ra, trường hợp sử dụng tài sản làm ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của công ty có thể làm phát sinh trách nhiệm đối với chủ sở hữu. Theo khoản 6 Điều 77 Luật Doanh nghiệp, chủ sở hữu không được rút lợi nhuận khi công ty không thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác đến hạn.
Do đó, việc chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân không thể mặc nhiên được ghi nhận là “lợi nhuận của chủ sở hữu”. Doanh nghiệp cần xác định công ty đã đủ điều kiện phân phối lợi nhuận hay chưa và phải có hồ sơ, chứng từ, hạch toán phù hợp.
Nếu việc chuyển tiền không đáp ứng điều kiện phân phối lợi nhuận mà thực chất là rút vốn hoặc chiếm dụng tài sản công ty, cần xem xét hậu quả pháp lý tương ứng, đặc biệt là quy định tại khoản 5 Điều 77 về rút vốn trái quy định có thể làm phát sinh trách nhiệm của cá nhân chủ sở hữu đối với các khoản nợ của công ty trong trường hợp công ty không có khả năng thanh toán.
4. Chủ sở hữu nên làm gì nếu muốn sử dụng tài sản của công ty?
Trước khi đưa tiền hoặc tài sản của công ty vào sử dụng cho mục đích cá nhân, cần xác định rõ bản chất giao dịch.
Nếu là vay, cần lập giao dịch vay và thực hiện đúng thỏa thuận cùng quy định pháp luật có liên quan.
Nếu là thuê tài sản, cần xác lập quan hệ thuê và thực hiện nghĩa vụ về hợp đồng, kế toán, thuế tương ứng.
Nếu là nhận lợi nhuận, cần xác định công ty có đủ điều kiện phân phối lợi nhuận và thực hiện đúng quy định tại khoản 6 Điều 77.
Nếu là chuyển nhượng tài sản của công ty cho chủ sở hữu, cần thực hiện theo đúng quy định về giao dịch, thẩm quyền, giá trị tài sản, chứng từ, kế toán và thuế.
Đối với mọi trường hợp, doanh nghiệp cần bảo đảm có hồ sơ chứng minh bản chất giao dịch, phản ánh đúng trên sổ sách kế toán và không biến tài sản công ty thành tài sản cá nhân chỉ bằng một giao dịch chuyển tiền hoặc hành vi sử dụng thực tế.
5. Kết luận
Chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên dù sở hữu toàn bộ vốn điều lệ vẫn phải phân biệt rõ quyền sở hữu vốn với quyền sở hữu tài sản của công ty. Theo Điều 74 và khoản 3 Điều 77 Luật Doanh nghiệp, công ty có tư cách pháp nhân, có tài sản độc lập với chủ sở hữu và chủ sở hữu có nghĩa vụ xác định, tách biệt tài sản của mình với tài sản của công ty.
Vì vậy, việc chủ sở hữu sử dụng tiền hoặc tài sản của công ty cho mục đích cá nhân không nên được thực hiện dưới hình thức tự ý rút tiền, sử dụng tài sản hoặc hạch toán các khoản chi cá nhân như chi phí của doanh nghiệp. Trường hợp có nhu cầu sử dụng tài sản của công ty, chủ sở hữu cần xác định rõ bản chất giao dịch như vay, thuê, mua bán, nhận lợi nhuận hoặc giao dịch hợp pháp khác, đồng thời bảo đảm có đầy đủ hồ sơ, chứng từ và hạch toán đúng bản chất.
Đặc biệt, nếu khoản tiền hoặc tài sản chuyển cho chủ sở hữu thực chất là rút vốn khỏi công ty dưới hình thức khác, khoản 5 Điều 77 Luật Doanh nghiệp quy định chủ sở hữu và cá nhân, tổ chức có liên quan có thể phải liên đới chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty. Đây là rủi ro cần đặc biệt lưu ý khi công ty đang có nghĩa vụ tài chính với bên thứ ba.
Bên cạnh đó, nếu việc sử dụng tài sản công ty kéo theo hành vi hạch toán sai, lập hoặc sử dụng chứng từ không đúng thực tế, đưa chi phí cá nhân vào chi phí được trừ hoặc kê khai thuế không chính xác, doanh nghiệp còn có thể phải đối mặt với các hậu quả về kế toán và thuế, bao gồm điều chỉnh nghĩa vụ thuế, tiền chậm nộp và xử phạt theo hành vi vi phạm cụ thể.
